Zarządzanie transformacją cyfrową. Od Excela poprzez ERP do Cloud Connectivity.

1.Różnica pomiędzy systemem informacyjnym a informatycznym.

2.System ERP - czym jest system ERP?

ERP - Enterprise Resource Planning - system do zarządzania działalnością przedsiębiorstwa, do planowania jego zasobów. System działa w oparciu o jedną bazę danych, gdzie gromadzi się różne informacje z zakresu działania przedsiębiorstwa. Dane te są przetwarzane w czasie rzeczywistym.

Obszary działania przedsiębiorstwa i "objęcia" systemem ERP:

Finanse, Logistyka, Magazyny, Produkcja, Sprzedaż, CRM, Gospodarka Remontowa, Kadry i Płace, Środki trwałe, Transport, Treasery.

3.Kiedy warto wdrażać ERP?

Gdy Twoje obecne oprogramowanie nie dostarcza na czas danych

Gdy przechowujesz dane w różnych systemach rozproszonych i komunikacja miedzy nimi jest czasochłonna i kosztowna

Gdy zauważasz, ze tracisz klientów z powodu braku informacji

4.Czy/dlaczego warto wdrażać system informatyczny?

• obliczanie ROI. Im wyższe ROI tym szybciej zwróci się nam system.

ROI = (przychód - koszt) / koszt * 100%.

Przykład: przygotowanie informacji ręcznie kosztuje nas miesięcznie 4000 zł, rocznie 48000 zł. Jeśli koszt wdrożenia systemu to 30 000 zł, to ROI = (48000 - 30 000) / 30 000 = 60%.

Czasem wartość ROI jest ujemna, np. -50%, oznacza to, że potrzebujemy dwóch lat na zwrot inwestycji i dopiero potem zaczniemy zarabiać.

• zwrócenia uwagi na niemierzalne efekty wdrożenia systemu IT. Szybka i dokładna informacja zarządcza pozwoli na skuteczne prowadzenie biznesu, przekłada się to na zadowolenie klientów, lepszą komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, oszczędność czasu, zmniejszenie ilości roboczogodzin (brak błędów ludzkich), teoretycznie mierzalne, w praktyce trudno powiedzieć, co wpłynęło na to zmniejszenie.
• Automatyzacja procesów, kontrola nad nimi, monitorowanie łańcucha dostaw, minimalizacja kosztów magazynowania, zmniejszenie czasu reakcji przy podejmowaniu decyzji, szybsza realizacja zamówień, zwiększenie wydajności, zwiększenie płynności finansowej.

- sposoby wdrożenia ERP

- modele rozliczeniowe (zakup/licencja z serwisem - abonament)

- upgrade, update - co to?

5.Potrzeby informacyjne w firmie a sposób ich pozyskania za pomocą systemu informatycznego.

6.Omówienie procesu otrzymywania informacji (na przykładzie działu finansowo-księgowego oraz logistycznego) w aktualnym systemie informacyjnym, oraz w jaki sposób można to odzwierciedlić w systemie IT.

7.Przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia systemu ERP, część I

- określenie potrzeb

• czego tak naprawdę Zarząd/właściciel spodziewa się po zakupie i wdrożeniu systemu IT, wydobycie potrzeb rzeczywistych a nie deklarowanych
• jakie ma na to środki i jak mocno jest zdeterminowany, by wdrożyć system IT
• jakie moduły zarząd chce mieć (FK, Sprzedaż, Gospodarka magazynowa, Produkcja, inne)
• analiza procesów w firmie, uświadomienie uczestnikom tego, że jeśli będą mieli spisane i opracowane procesy, to wdrożenie systemu IT będzie miało szansę na sukces - pytanie po co to robię, jakie efekty chciałbym mieć z tego procesu, jakie informacje zwrotne. Pytanie PO CO/CZEGO CHCĘ na każdym etapie procesu!
• sposób podejścia do wdrożenia - należy stawiać sobie i innym wysoko poprzeczkę, wtedy jest szansa, że osiągniemy więcej niż gdybyśmy zdali się na sposób wdrożenia firmy zewnętrznej.

- przygotowanie

• pokazanie jak ważna jest jakość dostarczania danych (śmieci na wejściu -> śmieci na wyjściu)
• analiza, jakich informacji naprawdę potrzebujemy, na zasadzie spisania potrzebnych informacji (raporty zarządcze)
• wąskie gardła w procesach i sposoby zapobiegania im (wprowadzanie danych, ilość osób potrzebnych do obsługi systemu IT, konflikt ról, choroby, urlopy, zwolnienia pracowników, do jakich informacji pracownicy mogą/muszą mieć dostęp)
• przygotowanie do rozszerzenia systemu (nice to have)

8.Elementy zarządzania zamianą, produktem i procesami. Bezpieczeństwo cyfrowe.

9.Zagadnienia techniczne wdrożenia systemu IT

• ustalenie celu wdrożenia, budżetu, ram czasowych
• zdefiniowanie harmonogramu i kamieni milowych
• powołanie kierownika projektu - osoby odpowiedzialnej przed zarządem za wdrożenie, nadanie mu kompetencji
• wybór systemu i firmy wdrożeniowej - firmy i systemy IT na rynku (Comarch (Optima), Teta, Subiekt, Insert, inne. Co brać pod uwagę przy wyborze firmy? (Jej wielkość, czas istnienia, liczbę klientów, opinie, elastyczność oferowanego systemu, cenę, zakres terytorialny...)
• przygotowanie sprzętu, pomieszczeń (chmura, własne serwery?)
• sposób wdrożenia systemu (Agile, Prince (kaskadowo), Kanban, (Trello) inne)
• budowa zespołu wdrożeniowego (my + firma zewnętrzna)
• interfejsy do innych systemów (sklepy internetowe, inne systemy, Excel, połączenie za pomocą plików płaskich, API, user exitów, itp).
• migracja danych, mapowanie
• modyfikacje systemu pod kątem specyfiki działania firmy, najlepiej jak najmniej tych modyfikacji, dokumentacja zmian
• sposoby startu nowego systemu (big bang, równolegle)
• bezpieczeństwo cyfrowe - VPN, chmura, kody dostępu, uprawnienia, hasła, oprogramowanie SaaS, bezpieczeństwo danych

10.Sposób na udane wdrożenie

11.Kiedy wdrożenie może się nie udać?

• gdy nie mamy jasno zdefiniowany cel
• nie mamy budżetu
• nie mamy zespołu wdrożeniowego
• zespół nie ma czasu i motywacji na wdrożenie nowego systemu
• nie mamy przygotowanego sprzętu i pomieszczenia
• nie zmotywujemy pracowników, a przykład idzie z góry. Jeśli zarząd nie przyłoży się do wdrożenia motywując ludzi, to zahamujemy wdrożenie
• ludzie mają naturalną niechęć do zmian i trzeba im uświadomić, że nabywają nowych kompetencji i staną się cenni dla firmy
• nie przeszkolimy ludzi z używania nowego systemu (mam na myśli członków załogi, niebędących w zespole wdrożeniowym

12.Zaplanowanie wdrożenia - ćwiczenie angażujące wszystkich uczestników

13.Podsumowanie szkolenia i panel dyskusyjny.